宅楠私塾

這門之前我已經聽過了一次，但遲遲沒有辦法動筆。一方面我覺得自己領悟力不足以聽一次課就能夠有深刻的掌握，另一方面我出於對自己寫文章素質的堅持，如果沒有辦法寫出讓自己滿意的內容是不能夠接受的。而這一次我決定動筆寫了，主要原因是我想用專案管理啟蒙課程中的概念，回頭檢視一年多前所參與的專案，來檢討我當時作為“半個PM”所犯下的錯誤……

專案名稱：TEDxFJU Singularity Annual Event 2015

正式起始時間：2015年1月

結案時間：2015年6月

專案目標與成敗：

1. 舉辦高規格高品質的大型演講

2. 必須在5月24日舉辦-時間是專案絕不可退讓的

專案限制：

1. 品質及時間（上面已經提及）

2. 成本（組織的上一個年會負債三萬多，且收入待2015年6月才可根據買票人數收回，此前由全體學生共同墊支維持基本開銷）

3. 人力（核心成員24人，且作為學生利用下課閒餘時間參與工作，無任何支薪）

在2014年3月，我正式加入輔大學生組織TEDxFJU，組織人數40人。在同年9月，組織重整、重新招募並正式開啟一年專案—籌備2015年年會，翌年二月，正式接任展場組組長，組織縮編至24人，三月因人事問題兼任講者組組長。展場組其實只有我一個人，所以是自己訂立時程自己執行的狀態（但我的上司表示如果我需要幫忙可以隨然協助我調動人力）。講者組多了兩名部屬一共三人負責十二位講者，另外大PM（我的上司）會負責控制講者的演講符合TED精神。

作為一個當時對專案管理一竅不通的人，我犯下的第一個錯誤是無法確實用合理科學方法推敲出組織所擁有的資源及限制。在完全靠感覺的情況下，雖然知道人手不足、品質要高、最好做什麼盡量不要動到錢，但卻沒有一個清晰可見的圖表將資源限制作劃一檢視。品質要高，那到底要多高？人手不足，到底缺多少人？哪些工作缺人？雖然盡量不要動錢，但不得不動錢的事情到底是哪些？以上所提及的，當時我完全沒有在專案啟動之前就想清楚，也沒有盡自己的責任去問清楚我的頂頭上司。導致很多東西靠感覺的時候，演變成覺得“講者的品質好像還可以更好，那繼續加強這一塊好了。”、“人力好像某個工作包不太夠人，那趕緊問問看有沒有人可以幫忙吧。”、“執行這件事情不可以用太多錢，那乾脆想想看有沒有辦法連錢都不需要用的狀態下完成吧。”在這個專案裡面，大家雖然都沒有相關的經驗，很多事情只能摸著石頭過河，但並不代表說靈活變動等同不需要事前作出兵棋推演。

甚至，我那時候雖然掌握了專案的目標，卻沒有真正將目標放在心中時常回頭作檢視，甚至出現了限制與目標相互在我內心拉扯的狀態。例如我知道演講需要講者的內容緊貼TED精神而投注大量心力，但實際上專案的時程是絕對不能延誤的，如果我投放人時在講者部門，那麼展場部門的工作進度將會延誤，那樣目標1雖然符合了，但與此同時目標2卻未能達到。現在想起來，其實專案日期如果是最不能退讓的話，那麼實際上我就不應該執著於講者的品質，必須將其取捨（Trade off）。亦因為如此，我當下沒有判斷出正確的優先順序及管理重點，導致專案後期救火連連……

當年19歲的我，對於人與人之間的關係能夠成為重大因素感觸不深。個人的偏見認為，共同加入這個專案的人，應該就是把事情做好，只要有明確的分工及執行標準，加以一定程度的監控，要成功絕對是十拿九穩！我以為自己能夠把事情想得很透徹，結果我反而發現自己是整個局中最看不透的人。專案管理中一個很重要的概念—專案關係利害人，以前學管理的時候認為利害關係人只是告訴我們作為一家企業，應該要知道跟企業相關的人的需求是什麼，我們要如何滿足這些關係人。但事實上這是從一個法人的角度切入，而我本身不應該也不可能是一家企業，因此我在專案裡面最後感觸的是面對組織內的各個夥伴，不管怎樣我都是沒辦法脫離與任何一個人的關係。

在專案過程中，我致力成為一個客觀、中立的人，因此在我的眼裡只有把事情完成。我不是說成為一個客觀、中立的PM不對，但實際上我忽略了成為一個客觀中立的存在同時，也是需要跟這些工作夥伴建立一定程度的連結關係的。例如需要花時間跟他們閒聊、社交、相互認識一下背景、了解生活習慣和價值觀這些看上去與專案毫無關係的事情。但其實我後來知道，這也是作為一個PM掌握全貌的其中一個部分，透過閒聊可以了解一個人的工作習慣或者價值觀，在溝通上有更多的軟性空間操作，達到協商和互相配合的效果。

在專案執行中我因為秉持自以為是的“中立、客觀”關係，導致我沒有辦法建立與週遭親近親近的關係。Joe曾經在直球對決的講座提到：利、害、情三個關鍵字，後來專案因為活動日逼近又面臨工期延期和人手不足的關係，我發現我在拜託別人幫助我的能力相對其他部門的組長非常薄弱，一方面我沒有他們平常就有在建立的“情”來爭取幫助，另一方面當團隊內的人都與我保持中立關係的時候，我根本沒有任何“利”來讓這些人轉而給予我支持，更不用說因為我這種不必要的堅持，專案工期逼近大家越來越緊張的時候開始出現爭執，中立的我最容易被活該地誤會了……（攤手、攤手、攤手

看不清目標、資源與限制，利害關係人也成為了我的弱點，當然理所當然地出現了後期不斷救火的情形。尤其當我察覺所處的展場組，其實是年會專案要徑，大PM因為相信我的辦事能力所以將重任交托於我，但我卻反而跑去處理講者組事務的時候，自己都快崩潰了（展場組的所有工作均是為年會活動當天作準備，例如一整天活動的流程規劃、動線規劃、人力配置、展品擺設、燈光音響控制等）。因為缺乏專案概念，所以在工作上只有簡單寫下要完成的事情和死線而已，對於實際工作做了多少程度是完全靠想像的。我在文章一開始提及到這個專案的一些條件限制，當時我認為人力很短缺，其實是有過度自我的成份在裡面，一方面太過相信自己處理事情的能力，另一方面是對於他人的不信任感，導致了對於專案形勢的重大誤判。事實上人力並不是真的完全不能增加，到了活動日前一個禮拜，我的主管開始從各處到處調動人手協助我完成事情。我在期中考後，雖然遇見了專案的進度需要利用更多的投入避免失敗，因此處於每天上課八小時、工作六小時、睡眠六個小時的加班狀態。我犯下的錯誤是自己理應定位為PM，向主管徵求更多的人力以及協調大家來幫忙後的分工，但我自己心魔作怪，居然自己跳進去一個坑裡面單打獨鬥了。到了年會要開始的一個月前，我開始翹課不上學。到了年會前的一個禮拜，雖然得到不少人的幫助，但我仍然處於翹課、放棄睡眠的工作狀態。其實所謂看不見的成本，除了是因為沒有辦法支薪的加班成本，還有我的健康、課業、人際關係等等無形卻又十分無情的東西……

當然，課程《專案管理啟蒙》裡面所提及的目標與限制釐清、利害關係人的注意、用視覺化圖表及排程軟體協助掌握全貌都十分重要。而我認為作為PM，所謂掌握全貌不單是指執行、規劃、排程及WBS這些事情那麼簡單，同時要盡快掌握個人與組織關係的全貌。因此，細膩洞察的心、邏輯推演能力與溝通技巧我認為是必須的。說到最後，在TEDxFJU專案帶給我的並不是告訴我在專案管理這部分上如何地不足，而是告訴我更加深刻的事情—好像凸顯了我並不太會做人，在溝通和與他人相處上有很大的滑鐵盧，也暴露我在思考層面的缺陷。我想，必須好好放下自我，勇於承認我在專案定位上的失敗，才能夠有更深刻的得著。

在年會專案結束後的三個月，我從挫折中找回了當時達到的一些成就，並告訴自己其實並不是一味地付出與失去。我所負責的五名講者，其中三位，據說榮登問卷“我最喜愛的講者”前四名之三；以後所有展覽及活動專案，我從一開始的規劃、中期的執行、後期的控制細節都掌握得一清二楚；當我用生命去投入這個專案時，我得到了很多寶貴的生命經驗，洞察了很多人性的真實面。到了現在，我仍然很感激能夠參與這個專案，感謝當時團隊的共同拼搏，感恩這當中發生的點點滴滴。

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2015年5月24日晚上8時30分，我拖著疲憊的身軀呆在學校附近的餐廳American 13th。當我打開了小米手環，看到我從早上五點到現在一整天走了十萬多步，視線突然變得模糊起來。

“終於…要結…束了…”

“寶寶你看，今天辛苦你了，你已經做得很好了。”

視線變得清晰，但臉卻覺得燙燙的。

“我嗚…覺得好累哦…”

再也說不出話來，一股很強烈的感覺往上衝，鼻子又酸又難受。我放聲大哭，女友抱緊了我。

“啊…啊…啊啊！…啊…”

我很想大叫，很想將當時覺得滿滿的委屈喊出來。聲音被我強制壓抑在喉嚨之間，我感覺到胸脯前的衣服變得越來越濕……

……

……

……

黑夜之後，我給講者們傳送了一封表達謝意的Email，然後開始準備交接的文件。

之後，我給講者們傳送了一封表達謝意的Email，然後開始準備交接的文件。